F. Pflichten des Arbeitgebers
Melde- und Dokumentationspflicht bestehen für die Beschäftigung bestimmter Arbeitnehmergruppen. Sinn und Zweck dieser Melde- und Dokumentationspflichten ist die Erleichterung der Überprüfung der Einhaltung des Mindestlohngesetzes.
I. Meldepflichten, § 16 MiLoG
Zusätzliche Meldepflichten bestehen für Arbeitgeber und Verleiher aus den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG), wenn sie ihren Sitz im Ausland haben. Sie sind verpflichtet, ihre Arbeitnehmer vor Beginn jeder Werk- oder Dienstleistung bei der zuständigen Behörde der Zollverwaltung anzumelden.
Die am 5. Dezember 2014 im Bundesgesetzblatt veröffentlichte Mindestlohnmeldeverordnung soll eine erleichterte Meldung ermöglichen, wenn ein Arbeitgeber die Arbeitnehmer zumindest teilweise vor 6 Uhr oder nach 22 Uhr beschäftigt, bei einer Beschäftigung im Schichtdienst, bei Arbeit an mehreren Einsatzorten pro Tag oder wiederum bei der Ausübung einer ausschließlich mobilen Tätigkeit. In Abweichung von der Meldepflicht nach § 16 Abs. 1, S. 1 und 2 MiLoG und § 18 Abs. 1 S. 1 und 2 Arbeitnehmer-Entsendegesetz genügt hier die Vorlage einer Einsatzplanung.
Betroffene Wirtschaftsbereiche nach § 2a SchwarzArbG sind für das Handwerk:
- Baugewerbe (Bauhaupt- und Baunebengewerbe)
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Wichtig: Fleischerhandwerk wird nicht erfasst
- Problem: Bäckereien mit Cafébetrieb können unter den Bereich des Gaststättengewerbes fallen (entscheidend ist hier die "überwiegende Tätigkeit")
II. Dokumentationspflichten, § 17 MiLoG
Dem Arbeitgeber, der geringfügig Beschäftige (§ 8 Abs. 1 SGB IV) oder Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG beschäftigt oder entleiht, obliegen Dokumentationspflichten. Er muss Beginn, Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des 7. Tages, der auf den Tag der Erbringung der Arbeitsleistung folgt, aufzeichnen.
Sind auch Pausenzeiten zu dokumentieren? Pausen müssen nach dem MiLoG nicht einzeln ausgewiesen werden, da Pausenzeiten nicht zur Arbeitszeit gehören.
Müssen Aufzeichnungen unterschrieben werden?
Nach dem Wortlaut des MiLoG nicht, aber aus Beweisgründen ist zumindest die Unterschrift des Arbeitsnehmers ratsam.
Das Gesetz sieht für die Aufzeichnungen keine bestimmte Form vor, so dass diese sowohl elektronisch als auch schriftlich geführt werden können. Es sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen, nicht jedoch die exakte Lage und Dauer der einzelnen Pausen. Allerdings sollte die Gesamtdauer der Pausen erfasst werden, auch wenn sich dieses Erfordernis nicht ausdrücklich aus dem Gesetz ergibt. Sofern für die einzelnen Arbeitnehmer bereits Planungen, z.B. Wochenpläne zu Einsatzzeiten und -orten, bestehen, welche den Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie Pausenzeiten oder die Pausendauer ausweisen, ist auch diese Form der Aufzeichnung der Arbeitszeit ausreichend.
Zu ergänzen sind dann lediglich entsprechende Abweichungen, wobei kenntlich gemacht werden muss, dass eine Prüfung tatsächlich stattgefunden hat. Deshalb ist es auch zu vermerken, wenn keine Abweichungen aufgetreten sind. Wichtig ist, dass die oben genannten Angaben für jeden Arbeitnehmer gesondert enthalten sind.
Die Aufbewahrungsfrist für diese Aufzeichnungen beträgt mindestens zwei Jahre. Eine Übertragung dieser Dokumentationspflicht auf Dritte oder auf den Arbeitnehmer ist möglich.
Arbeitgeber, die dieser Dokumentationspflicht unterliegen, müssen die Dokumente zum Nachweis der Zahlung des Mindestlohns in deutscher Sprache für die gesamte Dauer der Beschäftigung, höchstens jedoch für zwei Jahre bereithalten. Dabei kann die Prüfbehörde auch verlangen, dass die Dokumente am Ort der Beschäftigung bereitgehalten werden.
Die am 5. Dezember 2014 im Bundesgesetzblatt veröffentlichte Mindestlohnaufzeichnungsverordnung vereinfacht diese Aufzeichnungspflicht nach dem MiLoG jedenfalls für einen kleinen Kreis von Arbeitnehmern, von denen das Handwerk allerdings nicht betroffen ist.
Von den Dokumentationspflichten nach dem MiLoG sind Arbeitnehmer(innen) befreit, die ein verstetigtes Monatsentgelt von mindestens 2.958 Euro (brutto) erhalten und für die der Arbeitgeber seinen Verpflichtungen zur Aufzeichnung der Arbeitszeit (über 8 Arbeitsstunden an Werktagen sowie an Sonn- und Feiertagsarbeit insgesamt) und zur Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen gemäß § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes nachkommt.
