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Workshops zum eHandwerkVon der elektronischen Rechnung bis zur eigenen Cloud

Etliche Workshops zum eHandwerk sind in den letzten Wochen gelaufen. Hier kommt ein kurzer Einblick in die Inhalte. Für Rückfragen oder Interesse an diesen und anderen Themen stehen wir sehr gern zur Verfügung. Sprechen Sie uns an!

Speicherung

Im Bereich der Speicherung, Aufbewahrung und Archivierung von Daten wird der Unternehmer immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Digitale Daten sind im originären Format zehn Jahre aufzubewahren und für Betriebsprüfungen in elektronischer Form zur Auswertung bereitzustellen. Mit Einführung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden die bestehenden Anforderungen konkretisiert. Auch Kassendaten sind hiervon betroffen und müssen unveränderbar archiviert und für den Betriebsprüfer zugänglich sein.

Eine einfache Speicherung auf der PC-Festplatte reicht bei weitem nicht aus um diese Anforderungen zu erfüllen. Elektronische Rechnungen dürfen nicht einfach im E-Mail-Programm verbleiben, sondern müssen entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist revisionssicher archiviert werden. Im Seminar eArchiv wurden all diese Grundsätze sowie der Umgang mit Themen der Archivierung behandelt und am praktischen Beispiel entsprechend möglicher Software den anwesenden Unternehmern erläutert.

Website

In der Folgeveranstaltung zum Thema website4handwerk wurden unter anderem die Nutzungsmöglichkeiten von Webseiten zu Marketingzwecken vorgestellt. Insbesondere ging es um das Ranking bei Anfragen in Suchmaschinen, Schaltung von Anzeigen sowie die Grundsätze der eigentlichen Gestaltung eigener Seiten. Auch rechtliche Aspekte der notwendigen Angaben im Impressum oder auch Bildrechte spielen eine entscheidende Rolle. Im Praxisteil erfolgte das Erstellen einer eigenen Webseite mittels WordPress und Umsetzung bestimmter Strategien und Basics einschl. der Optimierung für Suchmaschinen.

Cloud-Lösungen

Am 20. Februar wurde die Umsetzung der Digitalisierung mittels Cloud Computing thematisiert. Cloud Computing beschreibt die Bereitstellung von IT-Infrastruktur und IT- Leistungen wie beispielsweise Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware als Service über das Internet. Cloud-Lösungen bieten viele Vorteile wie die Reduzierung des eigenen administrativen Aufwands, eine bessere Skalierbarkeit der Lösung bei wachsender Mitarbeiterzahl oder rechenintensiven Anwendungsfällen.

Jedoch existieren auch Nachteile. Vorbehalte bestehen insbesondere beim Vertrauen sowie der Nachhaltigkeit des Anbieters hinsichtlich der Sicherheit und Sensibilität der anvertrauten Daten. Welche Gefahren lauern im Internet, bei der elektronischen Kommunikation und im Umgang mit mobilen Endgeräten? Wie kann ich mich und mein Unternehmen am besten schützen, ohne auf die Vorzüge der Digitalisierung verzichten zu müssen? Und vor allem: Was sind technische und organisatorische Maßnahmen, die ich in meinem Unternehmen umsetzen kann? Auf all diesen Fragen gab es erste Informationen und Hinweise zur Vorgehensweise, um für die Zukunft gerüstet zu sein.

Elektronische Rechnung

Im Modul eRechnung stand das Thema elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format im Fokus. Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung und wie wird diese verarbeitet? Entsprechende Open Source Tools können hierbei zur Hilfe genommen werden, wenn die bisher im eigenen Unternehmen eingesetzte Software bestimmte Prozesse (noch) nicht unterstützt. Allerdings gilt es auch hier wieder die Grundsätze der Archivierung (GoBD) und eine entsprechende Verfahrensdokumentation zu beachten.

Eine Möglichkeit bieten sogenannte Dokumenten-Management-Systeme (DMS), welche vordefinierte Aufgaben und Prozesse (voll)automatisiert abarbeiten und die notwendigen Anforderungen umsetzen. Fehler können vermieden, Abläufe beschleunigt werden. Zusätzlich erhielten die Teilnehmer noch einen „Schnellkurs“ zum Thema ersetzendes Scannen, also die digitale Verarbeitung vorh. Papierunterlagen und das Entsorgen der bisherigen Papiere. Hier bieten sich Möglichkeiten der Reduzierung vollgestopfter Lager und Archive. Wissen Sie, ob, wie und wann Sie eine eMail mit wichtigen Daten löschen dürfen?

Weitere Infos und Workshops

Die weiteren Veranstaltungen können im Internet unter www.hwk cottbus.de/ehandwerk eingesehen und gebucht werden.

Besonders interessant ist der 13. März mit dem hochaktuellen Extra-Thema zur Europäischen Datenschutzgrundverordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt.

Hier kommen viele Neuerungen auf die Unternehmen zu. Ab wann brauche ich einen Datenschutzbeauftragten? Welche Datenarten sind geschützt? Für wen gilt sie? Welches sind die wichtigsten Schritte zur Umsetzung im eigenen Unternehmen? Lassen Sie sich das nicht entgehen, sichern Sie sich noch heute Ihren Platz.