Wenn der Chef plötzlich ausfällt

Viele Unternehmer sind auf Notfälle nicht vorbereitet. Vorkehrungen für einen krankheitsbedingten Ausfall oder Tod treffen nur wenige. Betriebsabläufe geraten ins Stocken, Rechnungen können nicht bezahlt und Lieferanten nicht beauftragt werden. Die Existenz des Unternehmens und der Arbeitsplätze ist in solchen Fällen gefährdet.

Um beim Ausfall des Chefs oder bei Betriebsübergaben einen reibungslosen Fortgang zu gewährleisten, bietet der Notfallordner eine Struktur, die mögliche Problembereiche abdeckt und somit die betriebliche Zukunft absichert.

Handwerker sollten eine Notfallplanung schon während der Existenzgründung oder der Betriebsübernahme als festen Bestandteil ihrer Unterlagen integrieren.

Wenn der Unternehmer keine solchen Vorkehrungen getroffen hat, dann ist auch eine Unternehmensnachfolge im Zeitpunkt der Krankheit mit erheblichen Problemen behaftet. Aufgrund fehlender notarieller Vollmachten sind so etwa bis zum Abschluss der Erbauseinandersetzung keine Übertragungen von Geschäftsanteilen an GmbHs oder die Übertragung von Grundstücken möglich. Hier hätte eine notarielle „postmortale“ Vollmacht, welche über den Tod hinaus gilt geholfen.

Soweit kein Vorsorgebevollmächtigter durch den Unternehmer benannt worden ist, kommt es zur gerichtlichen Bestellung eines Betreuers der dann die Gesellschafterrechte des betreuten Unternehmers wahrnimmt. Dies kostet Zeit und es ist nicht gewährleistet, dass dieser Betreuer als Dritter in der Lage ist die Rechte in Sinne des Unternehmers wahrzunehmen. Hier hätte eine Vorsorgevollmacht oder die Vereinbarung entsprechender Klauseln über die Einziehung oder Zwangsabtretung innerhalb des Gesellschaftervertrags der Gesellschaft zu einem besseren Ergebnis geführt und eine Einflussnahme Dritter verhindert.

Viele Vorsorgevollmachten leiden unter dem Defizit, dass sie bedingt auf den Fall der Pflegebedürftigkeit erteilt werden. Dies hat zur Folge, dass Streitigkeiten über das Vorliegen dieser Voraussetzung entstehen und damit die Wirksamkeit der Vollmacht in Frage steht. Auch ein Abstellen auf eine gerichtlich zu erfolgende Feststellung der Pflegebedürftigkeit trägt zumindest das Defizit in sich, dass zunächst ein zeitaufwendiger Gerichtsprozess notwendig wird und so die Geschäftsführung bis zur Entscheidung lahm gelegt ist. Es wird daher generell empfohlen, keine bedingten Vorsorgevollmachten auszustellen und lieber eine unbedingte Vollmacht durch eine Vertrauensperson verwahren zu lassen.

Wichtig ist zudem, dass eine Vollmacht den Bevollmächtigten nicht zum Handeln verpflichtet. Dies kann nur über einen gesonderten Vertrag zwischen dem Unternehmer und dem Bevollmächtigten gewährleistet werden.

Bei Personengesellschaften (z.B. GbR, OHG, KG) ist zu beachten, dass die Gesellschafter entsprechend dem gesellschaftsrechtlichen Prinzip der Selbstorganschaft grundsätzlich die Kernrechte selbst wahrnehmen müssen. Daher ist der sogenannten Generalvollmacht eine gewisse Grenze gesetzt. Hier ist zu erwägen, ob Prokura und Co. ausreichend sind.

Der Notfallordner sollte enthalten:

• Passwörter/PINs, TANs
• Vollmachten
• wichtige Adressen
• Zweitschlüssel
• Liste bestehender Bankverbindungen
• Vermögensaufstellung
• Versicherungspolicen
• Gesellschafterverträge
• Arbeitsverträge
• Handelsregisterauszüge
• Grundbuchauszüge
• Bilanzen der letzten drei Jahre
• Rezepturen/Patente
• Testament