Die elektronische Signatur / Siegel: Wie funktioniert dies bei der elektronischen Vergabe?

Die handschriftliche Unterschrift wird bei digitaler Angebotsabgabe – falls dies im Einzelfall noch von der Vergabestelle gefordert wird – durch eine elektronische Signatur ersetzt. Es gibt zwei Arten der elektronischen Signatur, mit der digitale Angebot rechtsgültig signiert werden können: Die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur bzw. das elektronische Siegel.

Fortgeschrittene elektronische Signatur:

Eine natürliche Person (Anwender/in) beantragt bei einem TrustCenter (autorisierter Zertifikatsaussteller) mittels Online-Antrag und Kopie des Personalausweises eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Der Zertifikatsaussteller sendet der Antrag stellenden Person eine Zertifikats-Datei und zusätzlich eine PIN zu. Der/die Anwenderin speichert diese Datei auf dem Rechner (oder auf mehreren), auf denen elektronische Dokumente signiert werden sollen. Im elektronischen Bieter-Tool (z. B. Bietercockpit) wird dann während der Angebotsabgabe der Pfad zur Datei abgefragt (inklusive dauerhafter Speicherung) und in einem Dialogfenster die Eingabe der PIN ermöglicht.

Allgemeiner Hinweis: Die fortgeschrittene elektronische Signatur ersetzt nicht die handschriftliche Unterschrift (nicht urkundentauglich), kann aber ausreichend zur Unterzeichnung digitaler Angebote verwendet werden.

Qualifizierte elektronische Signatur:

Eine natürliche Person (Anwender/in) beantragt bei einem TrustCenter (autorisierter Zertifikatsaussteller) mittels Online-Antrag und Kopie des Personalausweises eine qualifizierte elektronische Signatur. Zusätzlich muss hier nun aber auch der Nachweis einer Legitimationsprüfung beigefügt werden. Eine solche Identitätsfeststellung führt z. B. die Post (auch online) durch, das sogenannte Postident-Verfahren. Der Zertifikatsaussteller sendet der Antrag stellenden Person eine Signatur-Karte, die das Zertifikat/den Zertifikatsschlüssel in einem Chip enthält, und zusätzlich eine PIN zu. Der/die Anwenderin benötigt zum Auslesen des Zertifikats ein mit dem Rechner verbundenes Kartenlesegerät, um elektronische Dokumente zu signieren. Im elektronischen Bieter-Tool können dann während der Angebotsabgabe in einem Auswahldialog das angeschlossene Kartenlesegerät ausgewählt und die Karte ausgelesen werden. Die PIN wird über das Kartenlesegerät eingeben.

Allgemeiner Hinweis: Die qualifizierte elektronische Signatur ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Elektronisches Siegel / elektronischer Stempel:

Das Siegel ersetzt nicht die handschriftliche Unterschrift einer natürlichen Person, sondern ist der Herkunftsnachweis einer juristischen Person (z. B. Firma) und kann ebenfalls als Signatur für die elektronische Angebotsabgabe verwendet werden.

Bei der Angebotsabgabe zu beachten:

• Die Angebotsdateien werden nicht einzeln signiert, sondern als komplettes Paket während des Abgabeprozesses durch die im elektronischen Vergabe-Tool integrierte Signatursoftware.
• Die Vergabestelle gibt das Signaturniveau (Signaturarten) vor. Nur diese können für die Angebotsabgabe auch gewählt werden. Das Signaturniveau ist im Formblatt "Aufforderung zur Angebotsabgabe" ersichtlich.
• Bitte grundsätzlich beachten: Die Einreichung eines elektronischen Angebotes erfolgt immer über die Bearbeitung und Absendung im elektronischen Bieter-Tool. Angebote dürfen nicht per E-Mail versendet werden, auch nicht parallel zur Angebotsabgabe über das Bieter-Tool.

Quelle: Auftragsberatungsstelle des Landes Brandenburg

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