WarnhinweisUnbekannte Zahlungsaufforderungen für angebliche Cloud-Dienste

Ein Unternehmen, das Mitglied der Handwerkskammer Cottbus ist, hat eine auffällige Zahlungsaufforderung eines ausländischen Anbieters namens „Custodia Acer“ erhalten. Gefordert wurde ein Betrag von über 2.000 EUR für eine angeblich bereitgestellte „DSGVO-konforme Cloud-Infrastruktur“. Nach Prüfung des betroffenen Unternehmens lag jedoch keine entsprechende Beauftragung vor. Auch ein Vertrag, eine Bestellung oder eine sonstige Vereinbarung zu Cloud-, Hosting- oder Serverdiensten war dem Unternehmen nicht bekannt.

Auffälligkeiten bei der Zahlungsaufforderung

Die Rechnung wurde per E-Mail an eine allgemeine Firmenadresse gesendet und automatisch als Spam eingestuft. Auffällig war außerdem, dass sowohl in der E-Mail als auch auf der Rechnung der vollständige Name des Firmeninhabers einschließlich eines zweiten Vornamens genannt wurde.

Solche Angaben sind Kunden oder Geschäftspartnern im normalen Geschäftsverkehr häufig nicht bekannt. Es ist daher möglich, dass persönliche Daten aus öffentlich zugänglichen Registern oder Online-Quellen verwendet werden, um einer Zahlungsaufforderung einen seriösen Eindruck zu verleihen.

Warum Unternehmen vorsichtig sein sollten

Rechnungen für angebliche digitale Dienstleistungen wirken oft professionell und können im normalen Arbeitsalltag schnell übersehen werden. Gerade in Handwerksbetrieben gehen täglich viele E-Mails, Angebote und Rechnungen ein. Deshalb ist besondere Aufmerksamkeit wichtig, wenn:

• der Absender dem Unternehmen nicht bekannt ist,
• keine Bestellung oder Beauftragung vorliegt,
• angebliche Cloud-, Hosting-, Server- oder Datenschutzleistungen abgerechnet werden,
• die Rechnung an eine allgemeine E-Mail-Adresse wie info@, kontakt@ oder office@ geschickt wurde,
• die E-Mail bereits als Spam erkannt wurde,
• persönliche Daten verwendet werden, die möglicherweise aus öffentlichen Quellen stammen,
• ein höherer Betrag mit kurzer Zahlungsfrist gefordert wird.

In solchen Fällen sollte die Forderung nicht ungeprüft bezahlt werden.

Empfehlung für Handwerksbetriebe und Unternehmen

Wenn Sie eine ähnliche Zahlungsaufforderung erhalten, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• Rechnung genau prüfen
  Kontrollieren Sie, ob tatsächlich ein Vertrag, eine Bestellung oder eine beauftragte Dienstleistung vorliegt.
• Nicht vorschnell überweisen
  Auch professionell gestaltete Rechnungen sollten nur bezahlt werden, wenn die Forderung nachvollziehbar und berechtigt ist.
• Intern Rücksprache halten
  Fragen Sie Geschäftsführung, Buchhaltung, Einkauf oder IT-Verantwortliche, ob eine entsprechende Leistung beauftragt wurde.
• E-Mail und Anhänge sichern
  Bewahren Sie die Nachricht, Rechnung, Absenderdaten und Zahlungsinformationen auf. Diese Unterlagen können für Rückfragen oder weitere Schritte wichtig sein.
• Mitarbeitende sensibilisieren
  Informieren Sie insbesondere Personen, die Rechnungen bearbeiten oder Zahlungen vorbereiten.
• Bei Unsicherheit fachlichen Rat einholen
  Wenden Sie sich bei Zweifeln an Ihre Kammer, Ihren Steuerberater, eine Rechtsberatung oder gegebenenfalls an die zuständigen Behörden.
• Bei bereits erfolgter Zahlung schnell handeln
  Falls bereits überwiesen wurde, sollte umgehend die eigene Bank kontaktiert werden. Zusätzlich kann geprüft werden, ob weitere Schritte erforderlich sind.