Tod oder Krankheit des ChefsDigitalen Nachlass richtig regeln
Ein immer größerer Teil des Lebens findet digital statt. Auch in den Handwerksbetrieben werden immer mehr Daten digital verarbeitet und gespeichert. Aber was passiert damit, wenn der Betriebsinhaber oder Bereichsleiter stirbt? Die wichtigsten Regeln zum digitalen Erbe.
Im betrieblichen Bereich kommt dem digitalen Nachlass schließlich eine noch weitreichendere Bedeutung zu als im privaten: Fällt der Firmenchef oder eine digitale Schlüsselfigur wie beispielsweise der IT-Verantwortliche aus oder nimmt er betriebsinterne Informationen über Projekte, Geschäftspartner und den kompletten Geschäftsablauf mit ins Grab, kann schnell Handlungsunfähigkeit drohen und die Existenz des Betriebs gefährdet sein, wie die Deutsche Handwerkszeitung schreibt.
Durch das Urteil des BGH ist dieses Schreckensszenario nicht beseitigt. Viel besser, als sich auf das jüngste BGH-Urteil zu berufen, ist daher auch fortan: Den digitalen Nachlass regeln, dadurch selbst für Rechtssicherheit sorgen und so vor allem mögliche Schäden durch sonst nicht informierte Nachfolger oder Erben vermeiden. Die wichtigsten Fragen und Antworten zum digitalen Erbe im Überblick.
Was gehört alles zum digitalen Erbe?
Die Spuren im Internet sind von Person zu Person unterschiedlich. Zum digitalen Erbe kann Folgendes gehören: Daten bei Kommunikationsdiensten wie Whatsapp, Instagram, Twitter, Facebook, E-Mail-Anbietern; die Firmenhomepage; Konten und Vermögenswerte bei Online-Banken und -Bezahldiensten wie Paypal; Kundenkonten bei Online-Shops; Abos für E-Books und Zeitschriften, Musik- und Filmsammlungen oder Streaming-Diensten, die oft automatisch verlängert werden; Software für den heimischen und auch den betrieblichen PC wie zum Beispiel Buchhaltungs- und Bildbearbeitungsprogramme oder Speicherplatz in einer Datencloud; Hardware wie Smartphones, externe Festplatten, USB-Sticks, Tablets, E-Book-Reader, MP3-Player und Computer.
Wie sollte der digitale Nachlass geregelt werden?
Als Erstes sollte eine Liste erstellt werden, auf der alles aufgeführt ist, was zum digitalen Erbe des Betriebsinhabers beziehungsweise der digitalen Schlüsselperson gehört. Die Liste sollte ständig aktuell gehalten und auf ihr auch Zugangs- beziehungsweise Benutzernamen sowie Passwörter gesammelt werden. Zudem sollte sie an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, damit sie nicht in die falschen Hände fällt.
Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass bestimmte Informationen und Handlungsanweisungen hinsichtlich ihrer IT und Internetaktivitäten nicht nur an eine Person gebunden sind. Es empfiehlt sich, immer vorab einen und besser noch einen weiteren, nachrangigen Stellvertreter zu bestimmen, um im Unglücksfall die Handlungsfähigkeit des Betriebs zu gewährleisten.
Warum ist die Regelung nicht nur für den Todesfall wichtig?
Auch durch Krankheit oder eine Operation kann es dazu kommen, dass eine digitale Schlüsselperson wie der Firmenchef oder der IT-Verantwortliche des Betriebs nicht mehr handlungsfähig ist – dann meistens nur vorübergehend. Für solche Situationen sollte es ebenfalls betriebliche Vereinbarungen und Notfallpläne geben – sowie eine Liste mitsamt Benutzernamen und Passwörtern. Zudem gilt es auf rechtlicher Ebene zu beachten: "Verstirbt ein Betriebsinhaber, benötigen die natürlichen Erben eigentlich keine Vorsorgevollmacht, um als Rechtsnachfolger des Erblassers die Geschäfte auch im digitalen Bereich weiterführen zu dürfen", sagt Rechtsanwalt von Thunen. "Wenn der Betriebsinhaber nun aber nicht tot ist, sondern z. B. im Koma liegt, kann zunächst niemand für ihn handeln. Daher sollte eine Vorsorgevollmacht erteilt werden, die möglichst ausdrücklich auch das Handeln im digitalen Bereich abdeckt."
