Beginn der MitteilungspflichtFrist 31. Juli: So melden Sie Ihr Kassensystem dem Finanzamt
Der Countdown läuft: Bis zum 31. Juli 2025 müssen alle Bestands-Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen wurden, beim Finanzamt gemeldet werden. Das betrifft nicht nur klassisch angeschaffte Registrierkassen, sondern auch geleaste oder gemietete Modelle sowie Waagen, Taxameter und Wegstreckenzähler mit integrierter Aufzeichnungsfunktion. Handkassen (rein manuelle Kassenschubladen ohne elektronische Aufzeichnung) bleiben von dieser Meldepflicht weiterhin ausgenommen. Seit Januar 2025 ist diese Regelung verbindlich, um einen lückenlosen Überblick über alle eingesetzten elektronischen Kassensysteme zu gewährleisten und Manipulationsansätze auszuschließen. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über die ERiC-Schnittstelle im ELSTER-Portal, basierend auf dem BMF-Schreiben IV D 2 – S 0316-a/19/10011:009.
Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) fallen unter diese Regelung. Geräte, die bis zum 30. Juni 2025 angeschafft oder geleast und in Betrieb genommen wurden, müssen bis spätestens zum 31. Juli 2025 gemeldet sein. Für alle Neugeräte (ab 1. Juli 2025), jede Außerbetriebnahme, jeden Austausch und sogar Diebstahl gilt eine Ein-Monats-Frist nach dem jeweiligen Ereignis. Maßgeblich ist dabei stets der Zeitpunkt der tatsächlichen Inbetriebnahme bzw. Abmeldung – nicht das Datum des Leasingvertrags.
Kassen-Nachschauen drohen
Damit Ihre Meldung reibungslos akzeptiert wird, sollten Sie alle erforderlichen Informationen sorgfältig zusammentragen: Steuernummer oder Steuer-ID, exakte Hersteller- und Modellbezeichnungen, Software-Name und Versionsnummer, Seriennummern der Kasse und der TSE sowie das Datum der Erstinbetriebnahme. Bei Abmeldungen ergänzen Sie bitte zusätzlich Datum und Grund der Außerbetriebnahme. Gerade bei Leasingverträgen sind Seriennummern nicht immer sofort auffindbar – klären Sie solche Details idealerweise vorher mit Ihrem Leasinggeber oder dem Gerätehersteller, um Rückfragen zu vermeiden.
Versäumen Sie die fristgerechte Meldung oder die Belegausgabe, drohen unangekündigte Kassen-Nachschauen, Umsatzschätzungen durch das Finanzamt und empfindliche Bußgelder. Um Unsicherheiten auszuschließen und alle rechtlichen Anforderungen sicher zu erfüllen, ziehen Sie am besten frühzeitig Ihren Steuerberater hinzu.
Hintergrund
Bereits seit dem Jahr 2020 besteht die Pflicht, elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Neu ist jedoch die zentrale Registrierungspflicht: Bis spätestens Ende Juli 2025 müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die der Einzelaufzeichnungspflicht unterliegen, digital beim Finanzamt angemeldet werden. Dafür hat die Finanzverwaltung seit dem 1. Januar 2025 eine entsprechende Schnittstelle geschaffen.
