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Registrierkassenpflicht: Was Betriebe wissen müssen

Betriebe, die mit einer elektronischen Registrierkasse arbeiten, müssen 2018 eine Neuerung beachten, sonst droht Ärger mit dem Finanzamt. Denn ab 2018 können Betriebsprüfer ohne Vorankündigung die Kasse prüfen.

Mit Beginn des nächsten Jahres tritt eine durch das sogenannte Kassengesetz von Ende 2016 verfügte Änderung der Abgabenordnung in Kraft: Ab 1. Januar 2018 kann der Fiskus durch eine Kassennachschau die Korrektheit der Kassenführung spontan unter die Lupe nehmen.

Wen betrifft die Kassennachschau?

Das heißt: Betriebsprüfer dürfen ohne vorherige Ankündigung während "der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit" ins Unternehmen kommen und die Kasse überprüfen. Im Fokus stehen Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme und der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems genauso wie offene Ladenkassen.

Die Maßnahme soll Unternehmer davon abschrecken, durch Betrügereien bei der Kassenführung Steuern zu hinterziehen. Es wird davon ausgegangen, dass die Finanzämter vor allem in den ersten Monaten des Jahres 2018 viele Prüfer losschicken werden.

Was ist bei einer Kassennachschau zu tun?

Steht der Finanzbeamte in der Tür, müssen betroffene UnternehmerAufzeichnungen, Bücher und weitere, für die Kassenführung maßgebliche Unterlagen zur Verfügung stellen oder entsprechenden elektronischen Datenzugriff gewähren. Eventuell entstehende Kosten für die Verfügbarmachung oder Übermittlung elektronischer Daten trägt der geprüfte Betrieb.

Die Prüfer dürfen zudem Privat- und Wohnräume gegen den Willen des Inhabers betreten – allerdings nur zur Verhütung "dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung". Befinden sich Daten zum Zeitpunkt der Prüfung bei Dritten - etwa einem externen Buchhalter -, muss dieser ebenso Einsicht gewähren. Eine Ausnahme gilt hier für Steuerberater oder Notare. Diesen muss der Fiskus die Prüfung ankündigen.

Vor allem Handwerker mit Ladengeschäften oder öffentlichem Kundenverkehr sollten außerdem beachten: Die Beobachtung der Kassen und ihre Benutzung ist in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, zulässig, ohne dass sich der Finanzbeamte als solcher zu erkennen gibt. Der Prüfer kann sich also als Kunde tarnen und Testkäufe durchführen, um eventuelle Unstimmigkeiten aufzudecken

Neue Vorschriften für die offene Ladenkasse ab 2018

Auch für offene Ladenkassen – die weiterhin zulässig sind – gelten ab 2018 verschärfte Regeln. Hier kann der Beamte einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen. Die Tageseinnahmen müssen bis auf den Cent genau im Kassenbericht dokumentiert sein. Zudem sind seit 2017 Zählprotokolle verpflichtend.

Generell gilt: Kommt es bei der Kassennachschau zu Beanstandungen, kann ohne vorherige Prüfungs­anordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Nicht ordnungsgemäß verzeichnete Einnahmen führen im schlimmsten Fall zu Zuschätzungen, die Steuernachzahlungen zur Folge haben können. Bei groben Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Quelle: Deutsche Handwerkerzeitung